ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ

ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

във връзка с Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните)

1. Общ регламент за защита на личните данни

Тази политика за поверителност има за цел да обясни как ДИД-КОМЕРС-ДИМОВ С-ИЕ обработва и защитава личните Ви данни. Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните -членки на ЕС в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава “правата и свободите” на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

2. Понятия

 „Лични данни” – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано ( т.нар. „субект на данни”); Физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

„Обработване” – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

 „Администратор” – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Субект на данните“– всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните” – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

 „Нарушение на сигурността на лични данни” – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

 „Получател” – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели”; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

3. Основна информация

3.1. Събирането и обработването на лични данни за физическите лица-клиенти се извършва от  следните юридически лица/фирми като администратори на личните данни, а именно :

Име на фирмата: ДИД-КОМЕРС-ДИМОВ С-ИЕ

Адрес: гр. Пловдив ул. Димитър Стамболов № 10

ЕИК: 115095418

ДДС: BG115095418

МОЛ: Димитър Димов

Банка: Уникредит Булбанк

IBAN: BG11UNCR70001504045400

e-mail: [email protected]

 

3.2. Висшето ръководство на горепосочените администратори на лични данни е отговорно за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информацията за личните данни;

3.3. За управлението на личните данни в рамките както и за гарантирането на възможността за доказване на съответствието  със законодателството за защита на данните и добрите практики е определено отговорно лице по защита на данните, което отговаря по защита на данните.

4.Принципи за защита на данните

4.1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно.

Законосъобразно – да идентифицира законна основа за администратора, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като “основания за обработване”, например „съгласие“.

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Прозрачно – обработването включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни и тези правила са подробни и конкретни, като информацията съобщавана с тях на субекта е на ясен и разбираем език.

Какви Ваши лични данни и на какво правно основание обработваме ние като администратори :

А) Предоставени от Вас данни, необходими за идентификация и изпълнение на договорните задължения между администратора на лични данни и клиента:

• три имена, ЕГН или личен номер на чужденец, адрес, телефон и/или адрес на електронната поща за връзка с Вас, или посочено от Вас лице за контакт;

• три имена, ЕГН, адрес и други данни на Ваш пълномощник, посочени в документа, с който сте го упълномощили да Ви представлява пред администратора на лични данни;

• данни, събирани при плащане, направено към администратора на лични данни, история на заявките / поръчките;

• адрес за доставка

Б) Данни, изготвени и генерирани от администратора на лични данни в процеса на предоставяне на услугите/стоките:

• номер на услуга, клиентски номер, справки към сметки/фактури и размер на съдържащите се в тях задължения;

• данни, необходими за изготвяне на сметките и/или фактурите за предоставените стоки/услуги, както и за доказване на тяхната достоверност, а именно : вид на използваната услуга, общ брой мерни единици, начислени за съответния период на изготвяне на периодичните сметки; стойност на ползваните услуги; информация за избрания от Вас начин на плащане, извършени и дължими плащания; информация за промени в ползването на услугите;

• IP адрес и данни за браузъра при попълване на форма за контакт на уебсайта ни;

• информация за вида и съдържанието на договорното отношение, както и всяка друга информация, свързана с договорното правоотношение, включително електронна поща, писма, информация за заявките ви за отстраняване на проблеми, жалби, молби, оплаквания и друга обратна връзка, която получаваме от вас;

• данни за предпочитаните от Вас стоки и услуги

В) Данни, събирани от администратора на лични данни с изричното съгласие на клиента:

С ВАШЕТО СЪГЛАСИЕ ИЛИ НА БАЗА НА ДОГОВОРНИ ОТНОШЕНИЯ , НИЕ СЪБИРАМЕ И ОБРАБОТВАМЕ СЛЕДНИТЕ КАТЕГОРИИ ВАШИ ЛИЧНИ ДАННИ :

• ПЕРСОНАЛНИ лични данни : Вашето име, ЕГН, адрес, e-mail адрес, телефонен номер;

• ИНФОРМАЦИЯ за Вашия автомобил : регистрационен номер, номер на шаси, данни от контролен талон, сервизна история на автомобила.

4.2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели-Данните, получени за конкретни цели, не могат да бъдат използвани за други непосочени или неуказани по закон цели.

За какви цели и на какво основание обработваме Вашите личните данни:

А) Обработване на данните, което е необходимо за сключване или изпълнение на договора за покупка на стоки/услуги. В тези случаи обработваме данните Ви за следните цели:

• Идентифициране на клиент при: сключване на нов или изменение на съществуващ договор за услуги, сключване на договор за покупка ; изпълнение на заявки за предоставяне на стоки/услуги;

• Издаване на сметки/фактури за закупените/предоставените стоки и/или услуги;

• Предоставяне на информация за клиента и извършени от него покупки и/или ползвани от него услуги по запитване/искане/проверка от компетентен орган и при наличие на законово основание за това;

Б) Обработваме данните, предоставени ни с Вашето  съгласие за следните цели:

● Да Ви изпращаме напомнителни писма/съобщения относно техническите прегледи на Вашия автомобил;

В) Обработваме вашите лични данните, на основание нашия законен интерес като администратор за следните цели:

● Да актуализираме и/или коригираме Вашите лични данни , които по съответния законосъобразен начин са вече събрани и/или ползвани от нас  и са налични при нас;

● Да управляваме предоставеното от Вас съгласие , както е посочено в настоящото уведомление /например за последващи от Ваша страна откази, оттегления на предоставеното от Вас съгласие/;

Г) Обработваме вашите лични данните, на основание законово изискване за следните цели:

● Съобразяване с разпореждане на съда или друго нареждане от държавен орган.

● Съобразяване с трудовото законодателство.

4.3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

Отговорникът по защита на данните е отговорен да осигури  да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.

4.4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

Молим Ви да ни съдействате при нужда от актуализация или корекция на Вашите данни, като своевременно ни уведомите по удобен за Вас начин.

4.5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

За какъв срок се съхраняват личните Ви данни ? Продължителността на съхранение на личните Ви данни зависи от целите на обработването, за които са събрани.Сроковете за съхранение на събираните от нас лични данни са следните :

А) Личните данни, обработвани с цел сключване/изменение и изпълнение на договор за предоставяне услуга и/или за продажба на стока се съхраняват минимум за срока на действие на договора и до окончателно уреждане на всички финансови отношения между страните Администраторът може да съхранява някои от личните Ви данни и за по-дълъг срок до изтичане на съответната погасителна давност с цел защита при евентуални претенции на клиенти във връзка с изпълнение/прекратяване на договор за покупка на стоки и/или предоставяне на услуги, както и за по-дълъг срок в случай на вече възникнал правен спор във връзка с изложеното до окончателното му решаване с влязло в сила съдебно /арбитражно решение.;

Б/ Личните данни, обработвани с цел издаване на счетоводни/финансови документи за осъществяване на данъчно–осигурителния контрол, като но не само – фактури, дебитни, кредитни известия, приемо-предавателни протоколи, договори за предоставяне на услуги се съхраняват  10 години след изтичане на отчетния период, освен ако приложимото законодателство не предвижда по – дълъг срок.

В/ Личните данни, обработвани въз основа на предоставено от Ваша страна съгласие се съхраняват за срок от 5 години или до оттегляне на даденото съгласие за това.

Г/  Личните данни обработвани с цел трудови правоотношения- трудови договори, ведомости, заповеди и други документи , удостоверяващи осигурителен стаж се съхраняват  50 години след създаване на записа или прекратяване на правоотношението

Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат  съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.

4.6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност

Отговорникът по защита на данните ще извърши оценка на риска, като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни

При избор на подходящи технически мерки, отговорното лице по защита на данните ще разгледа следното:

• Защита с парола;

• Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;

• Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;

• Антивирусен софтуер и защитни стени;

• Правата за достъп основани на роли, включително тези,  на назначен временно персонал

• Защитата на устройства, които напускат помещенията на  организацията, като лаптопи или други;

• Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;

• Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;

• Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност.

При избор на подходящите организационни мерки отговорното лице за защита на данните ще вземе предвид следното:

• Нивата на подходящо обучение в администраторите ;

• Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);

• Включването на защитата на данните в трудовите договори;

• Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;

• Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;

• Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;

• Приемането на политика на „чисто работно място“;

• Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;

• Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;

• Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;

• Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;

• Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;

• Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват.

5.Права на субектите на данни

Какви са Вашите права във връзка с обработването на личните Ви данни . Като наш клиент и по отношение Вашите лични данни имате следните права:

• право на информация за съхранените при нас Ваши лични данни съгласно член 15 от Регламента;
• право на корекция на неверни данни или на допълване/актуализация на непълни данни съгласно член 16 от Регламента;
• право на изтриване на съхранените при нас Ваши данни съгласно член 17 от Регламента;
• право на ограничаване на обработка на Вашите данни съгласно член 18 от Регламента;
• право на преносимост на данните съгласно член 20 от Регламента;
• право на възражение срещу обработването на Вашите лични данни съгласно член 21 от Регламента;
• право на оттегляне на съгласието по всяко време, ако обработката на лични данни има правно основание чл.6, ал.1, буква (а) – съгласие, без да се засяга законосъобразността на обработването въз основа на съгласие, преди то да бъде оттеглено;
• Право на подаване на жалба пред надзорния орган по защита на данните:

Комисия за защита на личните данни:
Адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Център за информация и контакти – тел. 02/91-53-518
Електронна поща: [email protected]
Интернет страница: www.cpdp.bg

Упражняването на  всички горепосочени права от субекта на данни е улеснено чрез възможността те да бъдат осъществени както на място в нашите обекти, така  и/или по електронен път, съгласно изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис ,  на електронен адрес :  [email protected]

Отговорното лице по защита на данните е на разположение на нашите клиенти от понеделник до петък от 9-17 часа на телефон  032 940 319.

 

6.Сигурност на данните

6.1. Всички наши служители са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които държим като администратор, както и, че данните се съхраняват сигурно.  Вашите лични данни ще бъдат достъпни единствено и само на администраторите и на упълномощени от администраторите лица  във връзка с изпълнение на посочените в настоящата политика цели.

6.2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:

• Ако е на хартиен носител – в заключен шкаф или в картотека;

• ако е компютъризирано хранилище – защитено с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация и / или

• ако е на външен носител – съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Администраторът е създал организация, която гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители. Всички служители на администратора ще бъдат обучени и ще приемат съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.

4. Създадена е организация записите върху хартиен носител да не бъдат достъпни за неоторизирани лица и да не могат да бъдат изваждани от определените офисни  помещения без изрично  разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол.

5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като “поверителни отпадъци”. Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури

7.Политика за поверителност на уеб сайта

Използване на „бисквитки“

„Бисквитките“ са кратки текстови файлове или малки пакети от информация, които се съхраняват чрез Интернет браузера на Вашето крайно устройство (компютър, таблет, лаптоп или мобилен телефон), когато посещавате различни сайтове и страници в Интернет. Основната цел на „бисквитките“ е да правят потребителя разпознаваем, когато той се завръща отново на Уебсайта. Някои „бисквитки“ имат и по-специфично приложение, като например да запаметяват потребителското поведение на сайта и да улесняват потребителя при ползването на Уебсайта. Повече информация за това как функционират „бисквитките“ можете да намерите в Интернет.

Какви „бисквитки“ се използват на Уебсайта ни?

Сесийни „бисквитки“- Този тип „бисквитки“ Ви улеснява в ползването на сайта, като те съхраняват информация временно, само в рамките на сесията на използвания браузер. Обикновено информацията, която се съхранява чрез тях е кои страници на сайта сте посетили. Тези „бисквитки“ не събират информация от Вашето крайно устройство и се изтриват автоматично, когато напуснете Уебсайта или прекратите сесията на Вашия браузър. Те не съхраняват лични данни.

8.Отчетност. Регистър на дейностите

Създали сме процес на инвентаризация на събираните и обработвани от нас лични данни като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните при нас  и в работният поток от данни се установяват:

• бизнес процесите, които използват лични данни;

• източниците на лични данни;

• категориите субекти на данни;

• категориите лични данни;

• дейностите по обработване;

• целите на обработването, за което личните данни са предназначени;

• правното основание за обработването;

• получателите или категориите получатели на личните данни;

• основните системи и места за съхранение;

• всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;

• сроковете за съхранение и заличаване.

Настоящата политика за поверителност и защита на личните данни е приета на 25.05.2018 г. и влиза в сила от същата дата.